Cómo se conectan los documentos de compra
Una compra puede pasar por varias etapas antes de que la mercadería llegue a tu almacén. Cada etapa tiene su documento, y cada documento se convierte en el siguiente con los datos ya llenos: no vuelves a escribir el proveedor ni los productos.
No tienes que usar todas las etapas. Si tu proveedor de siempre te trae la mercadería con su factura, regístrala directo como compra.
Las etapas de una compra
| Etapa | Documento | Para qué |
|---|---|---|
| 1. Comparas precios | Solicitud de cotización | Pedir precios a varios proveedores a la vez. |
| 2. Haces el pedido | Orden de compra | Pedirle la mercadería al proveedor elegido, con precios y cantidades. |
| 3. Recibes la mercadería | Compra | Registrar la factura del proveedor. Aquí sube el stock. |
| 4. Le pagas | Pagos de la compra | Registrar lo que pagas, al contado o por partes. |
Desde cada documento puedes generar
| Desde | Puedes generar |
|---|---|
| Solicitud de cotización | Orden de compra (una sola por solicitud) |
| Oportunidad de venta | Orden de compra |
| Orden de compra | Compra (una sola por orden) |
| Compra | Pagos · Registro de la guía de remisión del proveedor |
También puedes elegir la orden de compra en el campo Orden de compra al registrar una compra a mano.
Consejo
Los caminos más comunes son:
- Reposición con tu proveedor de siempre: Compra.
- Pedido que llega en unos días: Orden de compra → Compra → Pago.
- Compra grande o proveedor nuevo: Solicitud de cotización → Orden de compra → Compra → Pago.
- Mercadería para el pedido de un cliente: Oportunidad de venta → Orden de compra → Compra.
¿Cuándo sube el stock?
| Documento | ¿Mueve stock? |
|---|---|
| Solicitud de cotización, orden de compra | No |
| Compra | Sí, en el almacén de destino de cada producto. Vuelve a bajar si la anulas. |
| Activos fijos | No. Se registran aparte de tus productos. |
¿Cuándo sale el dinero?
Solo cuando registras un pago de la compra, al crearla o después desde Pagos. El dinero sale de la caja o cuenta que elijas.
Mientras no la pagues completa, la compra figura como Pendiente de pago y aparece en Cuentas por pagar.
Nota
Las órdenes de compra y las solicitudes de cotización no generan deuda ni pagos. Las compras de activos fijos tampoco: se guardan en su propio listado.