Cómo se conectan los documentos de venta
Una venta puede pasar por varias etapas antes de la factura o boleta. Cada etapa tiene su documento, y cada documento se convierte en el siguiente con los datos ya llenos: no vuelves a escribir el cliente ni los productos.
No tienes que usar todas las etapas. Una venta de mostrador va directo al comprobante; una venta grande puede empezar con una oportunidad.
Las etapas de una venta
| Etapa | Documento | Para qué |
|---|---|---|
| 1. El cliente muestra interés | Oportunidad de venta | Anotar qué necesita, con sus archivos. |
| 2. Le das precios | Cotización | Enviarle una propuesta formal. |
| 3. El cliente acepta | Pedido o contrato | Separar la mercadería o dejar el acuerdo por escrito. |
| 4. Entregas y cobras | Boleta o factura, o nota de venta | La venta. |
| 5. Trasladas la mercadería | Guía de remisión | Llevar los productos al cliente. |
Desde cada documento puedes generar
| Desde | Puedes generar |
|---|---|
| Oportunidad de venta | Cotización · Orden de compra |
| Cotización | Boleta o factura · Nota de venta · Pedido · Contrato · Guía |
| Pedido | Boleta, factura o nota de venta · Guía |
| Nota de venta | Boleta o factura · Guía |
| Servicio de soporte técnico | Boleta, factura o nota de venta |
Cada documento guarda de dónde vino. Por ejemplo, la lista de Contratos muestra la cotización de origen y la de Pedidos, los comprobantes que salieron de cada pedido.
Consejo
Los caminos más comunes son:
- Venta de mostrador: Boleta o factura.
- Venta a crédito o por confirmar: Nota de venta → Boleta o factura.
- Venta a una empresa: Cotización → Pedido → Factura → Guía.
- Proyecto grande: Oportunidad de venta → Cotización → Contrato → Factura.
¿Cuándo baja el stock?
El stock baja una sola vez en todo el camino, en el primer documento que lo descuenta:
| Documento | ¿Descuenta stock? |
|---|---|
| Oportunidad de venta, cotización, contrato | No |
| Servicio de soporte técnico | No |
| Pedido | Sí, al registrarlo. Vuelve si lo anulas. |
| Nota de venta | Sí |
| Boleta o factura | Sí, salvo que venga de un pedido o de una nota de venta, porque ya se descontó. |
Así, si conviertes un pedido de 10 bolsas de arroz en factura, el stock baja 10, no 20.
Si eres vendedor
Algunas conversiones necesitan un permiso que activa el administrador en Configuración avanzada, pestaña Visual:
| Para | Permiso |
|---|---|
| Cotización → Boleta o factura | Permitir generar comprobante de pago desde cotización a vendedores |
| Cotización → Pedido | Permitir generar pedidos desde cotización a vendedores |
| Pedido u oportunidad → siguiente documento | Permite habilitar las acciones para vendedores |