Saltar al contenido
smartsoft.pe

Cotizaciones

Una cotización es la propuesta de precios que le envías a tu cliente antes de venderle. No es un comprobante ni se envía a SUNAT. Cuando el cliente la acepta, la conviertes en factura, boleta o nota de venta con un clic, sin volver a escribir los productos.

1. Crea la cotización

Haz clic en Preventa en el menú lateral y, junto a Cotizaciones, pulsa Crear.

Formulario de cotización con Tiempo de Validez (1), Cliente (2), Condición de pago (3), Agregar Producto (4) y Generar (5) Formulario de cotización con Tiempo de Validez (1), Cliente (2), Condición de pago (3), Agregar Producto (4) y Generar (5)
  1. Tiempo de Validez: Hasta cuándo valen tus precios; por ejemplo, 15 días. Sale impreso en la cotización.
  2. Cliente: Escribe su nombre o documento. Si es nuevo, regístralo con el ícono de la persona con +. Debajo eliges su Dirección.
  3. Condición de pago: Contado o Crédito. Al lado, la Moneda.
  4. Agregar Producto: Abre la ventana del producto. Escribe el nombre para buscarlo, ajusta la Cantidad y el precio, y pulsa Agregar. Con la lista de precios (Precio 1) eliges qué precio usar.
  5. Generar: Registra la cotización.

A la derecha, la pestaña Abrir Información Adicional tiene datos opcionales que salen en el PDF: Vendedor, Dirección de envío, Tiempo de Entrega, Número de cuenta, Contacto, Teléfono y Observación.

Al generarla, ves la ventana Cotización registrada; por ejemplo, COT-2. Desde ahí la descargas en A4, A5 o Tk 80mm, o se la envías al cliente por correo o WhatsApp.

2. Haz seguimiento y conviértela en venta

Haz clic en Preventa y luego en Cotizaciones.

Lista de cotizaciones con el Estado (1), el botón PDF (2) y el menú de acciones con Generar comprobante (3), Generar nota de venta (4), Enviar cotización (5), Generar contrato (6), Editar (7) y Duplicar (8) Lista de cotizaciones con el Estado (1), el botón PDF (2) y el menú de acciones con Generar comprobante (3), Generar nota de venta (4), Enviar cotización (5), Generar contrato (6), Editar (7) y Duplicar (8)
  1. Estado: Lleva el control de la respuesta del cliente: Registrado, Aceptado o Rechazado. Lo cambias tú.
  2. PDF: Descarga la cotización. Con Pagos registras lo que el cliente te pague a cuenta.

En el menú … de cada cotización:

  1. Generar comprobante: Abre Nuevo Comprobante con el cliente y los productos ya cargados. Revisa, cobra y pulsa Generar.
  2. Generar nota de venta: La convierte en nota de venta.
  3. Enviar cotización: Se la envía al cliente.
  4. Generar contrato: Crea un contrato a partir de la cotización.
  5. Editar: Cambia la cotización. Solo mientras no tenga comprobante.
  6. Duplicar: Crea una cotización nueva igual; útil para clientes que piden lo mismo seguido.

También puedes convertirla en pedido con Generar Pedido, crear una Guía de remisión o Anular la cotización.

Nota

Una cotización se convierte en venta una sola vez: cuando ya tiene un comprobante o una nota de venta, desaparecen Generar comprobante y Generar nota de venta. Si tiene un comprobante, tampoco se puede Editar ni Anular. Para ver qué comprobante salió de cada cotización, activa la columna Comprobantes en Mostrar columnas.

Si eres vendedor

Por defecto, solo el administrador puede convertir cotizaciones en comprobantes o pedidos. Para que los vendedores también puedan, el administrador debe activar en Configuración avanzada › pestaña Visual:

  • Permitir generar comprobante de pago desde cotización a vendedores, para comprobantes.
  • Permitir generar pedidos desde cotización a vendedores, para pedidos.

Preguntas frecuentes

No veo Generar comprobante en el menú.

La cotización ya tiene un comprobante o una nota de venta, está anulada, o eres vendedor y no tienes el permiso (ver arriba).

¿La cotización descuenta stock?

No. El stock se descuenta cuando la conviertes en comprobante o nota de venta.

¿Cambiar el Estado a Aceptado genera la venta?

No. El estado es solo para tu control. La venta se genera con Generar comprobante o Generar nota de venta.