Saltar al contenido
smartsoft.pe

Caja general

La caja registra el dinero que entra y sale en un turno. Cada usuario abre su caja al empezar y la cierra al terminar, contando el efectivo para comprobar que todo cuadre.

Sin una caja abierta no puedes emitir boletas, facturas ni notas de venta, ni entrar al punto de venta o a la venta rápida. El sistema te lleva a esta pantalla con un aviso como "Debe aperturar una caja antes de crear un nuevo comprobante."

1. Abre la caja

Haz clic en Finanzas en el menú lateral, luego en Caja general, y pulsa Aperturar caja chica.

Ventana Aperturar Caja chica POS con Vendedor (1), Saldo inicial en soles (2), Saldo inicial en dólares (3), Número de Referencia (4) y Guardar (5) Ventana Aperturar Caja chica POS con Vendedor (1), Saldo inicial en soles (2), Saldo inicial en dólares (3), Número de Referencia (4) y Guardar (5)
  1. Vendedor: El usuario dueño de la caja. Si eres administrador, puedes abrirla para otro usuario; un vendedor solo puede abrir la suya.
  2. Saldo inicial en soles: El sencillo con el que empiezas, para dar vuelto; por ejemplo, 200.
  3. Saldo inicial en dólares: Solo aparece si trabajas con dólares.
  4. Número de Referencia: Opcional, hasta 10 caracteres; por ejemplo, TURNO-01.
  5. Guardar: Abre la caja. Verás "Caja aperturada con éxito".

Nota

Cada usuario puede tener una sola caja abierta. Si tú ya tienes una, no ves el botón Aperturar caja chica. Si te equivocaste en el saldo inicial, corrígelo con Editar (ver el paso 2).

2. Sigue tus cajas

Lista de cajas con Consolidado del día (1), Aperturar caja chica (2), el Efectivo teórico (3), el Arqueo (4) y el menú de acciones con Reportes (5), Cerrar caja (6), Editar (7), Correo electrónico (8) y Eliminar (9) Lista de cajas con Consolidado del día (1), Aperturar caja chica (2), el Efectivo teórico (3), el Arqueo (4) y el menú de acciones con Reportes (5), Cerrar caja (6), Editar (7), Correo electrónico (8) y Eliminar (9)
  1. Consolidado del día: Un PDF con todas las cajas abiertas hoy, una fila por caja, y sus totales.
  2. Aperturar caja chica: Abre una caja nueva (paso 1).

Estos dos botones solo aparecen cuando no tienes una caja abierta. 3. Efectivo teórico: Cuánto efectivo debería haber en la caja: saldo inicial + ingresos en efectivo − egresos en efectivo. Al lado, Total teórico suma también lo cobrado con tarjeta, transferencia o billetera digital. 4. Arqueo: Al cerrar la caja muestra si Cuadra o si hubo Faltante o Sobrante, con el monto.

En el menú ⋯ de cada caja:

  1. Reportes: Descarga los reportes de la caja (paso 4).
  2. Cerrar caja: Cuenta el efectivo y cierra la caja (paso 3).
  3. Editar: Corrige el saldo inicial o la referencia. Solo mientras la caja está abierta.
  4. Correo electrónico: Envía el reporte de la caja en PDF. Para enviarlo a varias personas, separa los correos con comas.
  5. Eliminar: Borra una caja abierta por error. No se puede si ya tiene cobros o pagos.

Editar y Eliminar solo los ve el administrador.

3. Cierra la caja

Al terminar el turno, cuenta el dinero de la caja y elige Cerrar caja en su menú.

Ventana Arqueo y cierre de caja con el Efectivo teórico (1), Soles contados (2), la Diferencia con Faltante (3), Observaciones (4) y Cerrar caja (5) Ventana Arqueo y cierre de caja con el Efectivo teórico (1), Soles contados (2), la Diferencia con Faltante (3), Observaciones (4) y Cerrar caja (5)
  1. Efectivo teórico: Lo que debe haber en la caja según el sistema; por ejemplo, S/ 3861.90. Si cobraste con tarjeta, transferencia o billetera digital, la ventana lo indica aparte: ese dinero no está en la caja y no se cuenta.
  2. Soles contados: Escribe el efectivo que contaste. Si trabajas con dólares, cuéntalos aparte en Dólares contados.
  3. Diferencia en soles: El sistema la calcula al instante: Cuadra, Faltante o Sobrante. En el ejemplo faltan S/ 10.
  4. Observaciones: Explica la diferencia; por ejemplo, Faltan S/ 10: un vuelto mal dado en la tarde. Es obligatorio si hay diferencia.
  5. Cerrar caja: Cierra la caja y guarda el arqueo.

Advertencia

Una caja cerrada no se puede editar, volver a abrir ni eliminar: queda como registro del turno. Revisa bien el conteo antes de cerrarla.

4. Descarga los reportes

Elige Reportes en el menú de la caja.

Ventana Reportes de caja con la lista de reportes (1), el Contenido del reporte (2), el Formato (3), el Papel (4), Descargar (5) y Previsualizar (6) Ventana Reportes de caja con la lista de reportes (1), el Contenido del reporte (2), el Formato (3), el Papel (4), Descargar (5) y Previsualizar (6)
  1. Reportes: Elige uno (ver la tabla de abajo).
  2. Contenido del reporte: Marca qué secciones incluir. Las que dicen Fijo siempre salen.
  3. Formato: PDF o Excel.
  4. Papel: A4, Ticket 80mm o Ticket 58mm. Al lado aparecen opciones propias de cada reporte.
  5. Descargar: Guarda el archivo.
  6. Previsualizar: Lo abre en otra pestaña para verlo o imprimirlo.
Reporte Qué muestra
Cierre de caja El arqueo del turno: efectivo teórico frente al contado, cobros por medio de pago y ventas al crédito.
Libro de caja Cada ingreso y egreso del turno, con su medio de pago, destino y comprobante.
Resumen de operaciones Totales del turno por tipo de comprobante, concepto y canal de cobro.
Créditos y cobranzas Las ventas al crédito del turno y los cobros de créditos recibidos.
Productos vendidos Cantidad y valor de lo vendido. No representa dinero en caja.

Todos los reportes salen de los mismos movimientos, así que sus cifras coinciden entre sí.

Si eres vendedor

Puedes abrir y cerrar tu propia caja. Para ver sus Reportes, el administrador debe activar Habilitar reportes de caja a vendedores en Configuración avanzada, pestaña Visual.

Preguntas frecuentes

Dice "El vendedor ya tiene una caja aperturada".

Ese usuario no cerró su caja anterior. Ciérrala primero o, si solo quieres cambiar el saldo inicial, usa Editar.

Dice "No se puede cerrar la caja: hay mesas con consumo pendiente de cobro".

Pasa en las cajas de restaurante. Cobra o libera las mesas, los pedidos de delivery y los pedidos para llevar pendientes, y vuelve a intentarlo.

Cobré con Yape o tarjeta y no aparece en el efectivo teórico.

Es correcto: el efectivo teórico solo cuenta el efectivo. Lo cobrado por otros medios suma en el Total teórico y sale en el reporte Cierre de caja.

No puedo eliminar una caja.

Ya tiene cobros o pagos registrados, o ya está cerrada. Solo se puede eliminar una caja abierta sin movimientos.